Privacyverklaring & Algemene Voorwaarden

Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Minds & Mamas hecht veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en hoe wij hiermee omgaan.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer (indien verstrekt)
Informatie die je zelf met ons deelt via het contactformulier, e-mail of tijdens een kennismaking

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening uit te voeren.

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor:

Het beantwoorden van vragen.
Het plannen van een kennismakingsgesprek of coachingssessie.
Het uitvoeren van een coachingstraject.
Het versturen van informatie waar je om hebt gevraagd.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang de wet dit voorschrijft.

5. Delen met derden

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

Je persoonsgegevens in te zien.
Je gegevens te laten corrigeren.
Je gegevens te laten verwijderen, voor zover de wet dit toestaat.
Bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
Een eerder gegeven toestemming weer in te trekken.

Hiervoor kun je contact met ons opnemen.

8. Cookies

Deze website kan functionele en analytische cookies gebruiken om de website goed te laten functioneren en het gebruik ervan te verbeteren. Indien van toepassing vragen wij vooraf toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden – Minds & Mamas

Artikel 1 – Algemeen

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van Minds & Mamas, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

1.2. Door gebruik te maken van de diensten van Minds & Mamas en/of een overeenkomst met Minds & Mamas aan te gaan, verklaart de cliënt kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.

1.3. Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar via de website van Minds & Mamas en worden op verzoek aan de cliënt verstrekt.

Artikel 2 – Aard van de dienstverlening

2.1. Minds & Mamas biedt persoonlijke coaching en begeleiding aan vrouwen rondom het moederschap. De begeleiding richt zich onder andere op bewustwording, persoonlijke ontwikkeling, mentale veerkracht, zelfvertrouwen, omgaan met veranderingen en het vinden van meer rust en balans.

2.2. Binnen de begeleiding kan gebruik worden gemaakt van verschillende methodieken en oefeningen, waaronder elementen uit Acceptance and Commitment Therapy (ACT) en mindfulness. De begeleiding wordt afgestemd op de persoonlijke situatie, behoeften en doelen van de cliënt.

2.3. De dienstverlening van Minds & Mamas is gericht op coaching en persoonlijke begeleiding en is geen vervanging voor medische, psychologische of psychiatrische behandeling. Minds & Mamas stelt geen medische of psychologische diagnoses en behandelt geen psychische aandoeningen.

2.4. Wanneer tijdens de begeleiding blijkt dat de hulpvraag buiten de aard of deskundigheid van Minds & Mamas valt, kan de cliënt worden geadviseerd om contact op te nemen met bijvoorbeeld de huisarts, psycholoog of een andere passende zorgprofessional.

2.5. Minds & Mamas biedt begeleiding en ondersteuning, maar kan geen specifiek resultaat garanderen. Het resultaat van de coaching is mede afhankelijk van de inzet, omstandigheden en keuzes van de cliënt.

2.6. De cliënt blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor haar keuzes, beslissingen en het al dan niet toepassen van inzichten, oefeningen en adviezen die tijdens de begeleiding worden besproken.

Artikel 3 – Kennismaking, intake en totstandkoming van de overeenkomst

3.1. Een kennismakingsgesprek is geheel vrijblijvend en heeft als doel om kennis te maken, de hulpvraag te bespreken en samen te beoordelen of de begeleiding van Minds & Mamas passend is.

3.2. Aan het kennismakingsgesprek kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot het aangaan van een coachingstraject.

3.3. Een overeenkomst tussen Minds & Mamas en de cliënt komt tot stand wanneer de cliënt een aanbod van Minds & Mamas heeft aanvaard en aan de eventuele voorwaarden voor de start van de dienstverlening is voldaan.

3.4. De cliënt ontvangt na het aangaan van de overeenkomst een bevestiging en, indien van toepassing, een factuur.

3.5. De coaching start nadat de verschuldigde betaling is ontvangen, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.

3.6. De cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig verstrekken van informatie die redelijkerwijs nodig is voor een goede uitvoering van de begeleiding.

Artikel 4 – Aanbod, tarieven en betaling

4.1. Minds & Mamas biedt verschillende vormen van coaching aan, waaronder een losse sessie en coachingstrajecten van vier en acht weken. De actuele inhoud en tarieven van de verschillende diensten worden vermeld op de website en/of in het persoonlijke aanbod aan de cliënt. Alle genoemde prijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.

4.2. Betaling vindt vooraf plaats op basis van een door Minds & Mamas verstrekte factuur. De betalingstermijn bedraagt 7 dagen, tenzij op de factuur een andere termijn staat vermeld.

4.3. De coaching start nadat de betaling volledig is ontvangen, tenzij anders overeengekomen.

4.4. Indien de cliënt niet tijdig betaalt, kan Minds & Mamas de start van de begeleiding opschorten totdat de betaling is ontvangen.

4.5. Indien betaling ondanks een betalingsherinnering uitblijft, kan Minds & Mamas de overeenkomst beëindigen en eventuele redelijke kosten voor het verkrijgen van betaling in rekening brengen, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 5 – Afspraken wijzigen, annuleren en no-show

5.1. Een geplande sessie kan door de cliënt kosteloos worden verplaatst of geannuleerd tot uiterlijk 24 uur vóór de afgesproken starttijd.

5.2. Binnen een coachingstraject heeft de cliënt daarnaast eenmalig de mogelijkheid om een geplande sessie kosteloos te verplaatsen of te annuleren, binnen 24 uur vóór de afgesproken starttijd. Deze eenmalige en kosteloze mogelijkheid geldt één keer per traject.

5.3. Na gebruik van deze eenmalige kosteloze wijziging wordt bij een volgende annulering of verplaatsing binnen 24 uur vóór de afgesproken starttijd het volledige sessietarief in rekening gebracht.

5.4. Indien de cliënt niet verschijnt op een geplande sessie zonder deze tijdig te annuleren of te verplaatsen, wordt dit beschouwd als een no-show. In dat geval kan Minds & Mamas het volledige sessietarief in rekening brengen. Een no-show geldt als gebruik van de eenmalige kosteloze wijzigingsmogelijkheid.

5.5. Indien sprake is van bijzondere omstandigheden, zoals acute ziekte of een andere onvoorziene situatie, kan Minds & Mamas naar eigen inzicht besluiten de annuleringskosten niet of gedeeltelijk in rekening te brengen.

5.6. Indien Minds & Mamas een afspraak moet verplaatsen of annuleren, wordt in overleg met de cliënt zo spoedig mogelijk een nieuwe afspraak gepland.

5.7. Het wijzigen of annuleren van een afspraak kan via de agenda van de website of, indien van toepassing, per e-mail of WhatsApp. Een sessie die tijdig wordt verplaatst, blijft onderdeel van het afgesproken coachingstraject en wordt binnen de looptijd van het traject opnieuw ingepland, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 6 – Beëindiging van een traject

6.1. Een coachingstraject heeft de duur en omvang zoals vermeld in het aanbod of de overeenkomst.

6.2. Indien de cliënt tijdens een traject besluit te stoppen, dient zij dit schriftelijk kenbaar te maken aan Minds & Mamas.

6.3. Het tussentijds beëindigen van een coachingstraject geeft niet automatisch recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen of niet-gebruikte sessies, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

6.4. Indien de cliënt een traject niet volledig benut binnen de overeengekomen periode, vervallen niet-gebruikte sessies na afloop van deze periode, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.

6.5. Minds & Mamas kan een traject pauzeren of beëindigen indien voortzetting van de begeleiding naar haar oordeel niet langer passend of verantwoord is. Indien mogelijk wordt dit vooraf met de cliënt besproken.

6.6. Bij beëindiging door Minds & Mamas wordt, indien van toepassing, in overleg bepaald of en welk deel van een vooruitbetaald bedrag wordt terugbetaald, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels.

Artikel 7 – Verantwoordelijkheid van de cliënt

7.1. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de keuzes en beslissingen die zij tijdens en na de begeleiding maakt.

7.2. De cliënt bepaalt zelf welke inzichten, oefeningen en adviezen zij toepast in haar dagelijks leven.

7.3. De cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig aangeven wanneer een oefening, onderwerp of vorm van begeleiding niet passend voelt.

7.4. De cliënt is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie die relevant is voor een goede en veilige begeleiding.

7.5. Indien de cliënt medische, psychologische of psychiatrische klachten ervaart waarvoor professionele zorg nodig is, dient zij hiervoor contact op te nemen met een passende zorgprofessional.

7.6. Coaching is geen vervanging voor medische of psychologische behandeling.

Artikel 8 – Vertrouwelijkheid en privacy

8.1. Minds & Mamas behandelt persoonlijke informatie die tijdens de coaching wordt gedeeld vertrouwelijk, voor zover de wet dit toestaat.

8.2. Informatie die de cliënt tijdens gesprekken deelt, wordt niet zonder toestemming met derden gedeeld, tenzij Minds & Mamas daartoe wettelijk verplicht is.

8.3. Minds & Mamas verwerkt persoonsgegevens volgens de geldende privacywetgeving. Meer informatie hierover is opgenomen in de privacyverklaring van Minds & Mamas.

8.4. De privacyverklaring is hierboven te vinden.

8.5. Indien Minds & Mamas gebruikmaakt van een externe dienstverlener voor bijvoorbeeld videobellen, planning, facturatie of administratie, kan deze partij persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Artikel 9 – Online sessies en communicatie

9.1. De coaching vindt in beginsel online plaats via Teams.

9.2. De cliënt is verantwoordelijk voor een geschikte omgeving waarin zij voldoende privacy en rust heeft om de sessie te kunnen volgen.

9.3. Zowel Minds & Mamas als de cliënt zijn verantwoordelijk voor een werkende internetverbinding en geschikte apparatuur. Bij technische problemen wordt geprobeerd de sessie zo goed mogelijk voort te zetten of, indien nodig, in overleg verplaatst.

9.4. Indien WhatsApp onderdeel is van een coachingstraject, wordt dit gebruikt voor korte vragen, ondersteuning en praktische afstemming binnen de afgesproken grenzen van de begeleiding.

9.5. WhatsApp-contact is niet bedoeld voor spoed, crisissituaties of situaties waarin direct medische of psychologische hulp nodig is.

9.6. Minds & Mamas streeft ernaar berichten binnen 2-3 werkdagen te beantwoorden. Aan deze reactietermijn kunnen geen rechten worden ontleend.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

10.1. Minds & Mamas voert haar werkzaamheden uit naar beste inzicht, vermogen en zorgvuldigheid.

10.2. Minds & Mamas kan niet garanderen dat de begeleiding leidt tot een bepaald resultaat.

10.3. Minds & Mamas is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de cliënt informatie, inzichten, oefeningen of adviezen op eigen wijze toepast of keuzes maakt naar aanleiding van de coaching, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Minds & Mamas.

10.4. Indien Minds & Mamas toch aansprakelijk blijkt te zijn voor schade, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Minds & Mamas wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel toepasselijke eigen risico.

10.5. Indien de verzekering geen dekking biedt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de cliënt voor de betreffende dienstverlening heeft betaald, tenzij een dergelijke beperking wettelijk niet is toegestaan.

10.6. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Minds & Mamas of wanneer een beperking wettelijk niet is toegestaan.

Artikel 11 – Klachtenregeling

11.1. Minds & Mamas vindt het belangrijk dat de cliënt zich gehoord en goed begeleid voelt. Indien de cliënt niet tevreden is over de dienstverlening, wordt gevraagd dit zo snel mogelijk bespreekbaar te maken.

11.2. Een klacht kan worden ingediend via info@minds-mamas.nl.

11.3. Minds & Mamas streeft ernaar om binnen 14 dagen inhoudelijk op een klacht te reageren.

11.4. Minds & Mamas zal de klacht zorgvuldig en vertrouwelijk behandelen en samen met de cliënt zoeken naar een passende oplossing.

11.5. Indien een klacht niet naar tevredenheid kan worden opgelost, behoudt de cliënt het recht om gebruik te maken van andere beschikbare klachten- of geschillenprocedures.

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

12.1. Alle door Minds & Mamas ontwikkelde en verstrekte materialen, waaronder teksten, oefeningen, werkbladen, het Mamaplan, documenten, opdrachten en andere materialen, blijven eigendom van Minds & Mamas, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

12.2. De materialen worden uitsluitend verstrekt voor persoonlijk gebruik van de cliënt binnen het kader van de coaching.

12.3. Het is niet toegestaan om materialen van Minds & Mamas zonder voorafgaande schriftelijke toestemming te kopiëren, verspreiden, publiceren, verkopen of op andere wijze aan derden beschikbaar te stellen.

12.4. De cliënt mag de ontvangen materialen voor eigen gebruik bewaren en gebruiken gedurende en na afloop van het traject.

Artikel 13 – Toepasselijk recht en wijzigingen

13.1. Op alle overeenkomsten tussen Minds & Mamas en de cliënt is Nederlands recht van toepassing.

13.2. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg opgelost.

13.3. Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter, voor zover de wet dit toestaat.

13.4. Minds & Mamas behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden via de website of op een andere passende wijze bekendgemaakt.

13.5. Op een bestaande overeenkomst blijven in beginsel de algemene voorwaarden van toepassing die golden op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam, tenzij wettelijke regels anders bepalen.

Minds & Mamas
KvK: [nummer]
E-mail: info@minds-mamas.nl
Website: www.minds-mamas.nl

Versie augustus 2026